Изменения в электронном документообороте: что ждет бизнес в 2026 году
С 1 января 2026 года Федеральная налоговая служба (ФНС) России вводит новые правила в электронном документообороте (ЭДО). Основным новшеством станет обязательное использование обновленного формата универсального передаточного документа (УПД) версии 5.03. Данная реформа обусловлена стремлением к унификации и упрощению процессов документооборота среди коммерческих организаций.
Причины перехода на новые форматы
Приказ ФНС от 20 января 2025 года утверждает удаление старых форматов, таких как товарная накладная (ТОРГ-12) и акт выполненных работ, в обычном режиме использования. Эти изменения подтверждаются нуждой в более квалифицированной и эффективной обработке документов, что не только упрощает внутренние процессы бизнеса, но также улучшает взаимодействие с государственными структурами.
Обязанности бизнеса
Компании, работающие в сферах, требующих использования ЭДО, должны будут внести соответствующие изменения в свои IT-системы. Это включает в себя:
- Обновление ERP, CRM и EDI-систем под новые XSD-схемы УПД.
- Проверка поддержки новых форматов у операторов ЭДО. Например, оператор Docrobot уже предоставляет соответствующую поддержку, что позволяет компаниям быстрее адаптироваться к изменениям.
Такой переход обязывает руководителей предприятий к комплексному анализу текущих технологий, чтобы избежать возможных сбоев в процессах отгрузки и оплаты.
Технические детали обновления
Новый формат УПД 5.03, утвержденный приказом ФНС №ЕД-7-26/970@ от 19 декабря 2023 года, имеет четкие сроковые рамки перехода. Ожидается, что к 1 апреля 2025 года все компании уже перейдут на новые форматы. Учтите, что старые форматы после этого периода использовать будет невозможно, что создает дополнительные временные рамки для подготовительных мероприятий.
Важным элементом обновления являются также вспомогательные и технологические документы ЭДО. Они фиксируют этапы передачи документов между участниками и способы уведомления о получении или уточнении информации.
Дополнительные изменения после 2025 года
Кроме внедрения новых форматов УПД, с 1 ноября 2025 года законодательно меняются правила направления неформализованных документов. Ответы, пояснения и жалобы будут отправляться только через личные кабинеты налогоплательщиков или через портал Госуслуг. Это поможет улучшить документооборот и уменьшить вероятность «бюрократических заминок».
Преимущества перехода на УПД
Переход на новый формат УПД не только урегулирует законодательные аспекты взаимодействия бизнеса с государственными структурами, но и вносит блестящие перспективы в рабочие процессы компании. Среди очевидных преимуществ можно выделить:
- Стабильность документооборота без простоя.
- Ускорение интеграции с маркетплейсами и госпорталами.
- Минимизация шансов на ошибки и штрафы за несоответствие документов.
- Способствование полной цифровизации бизнеса.
Эти элементарные улучшения ведут к более плавному взаимодействию с контрагентами и позволяют снизить риск штрафов за несоответствия в документах.
В условиях стремительной цифровизации важно подготовиться к изменениям уже сейчас, проверив актуальность внутренних систем и обеспечив обучение сотрудников, которые будут задействованы в новом процессинге.
Подготовка к переходу на новый формат УПД
Для успешного внедрения универсального передаточного документа (УПД) 5.03, компании должны учитывать несколько ключевых аспектов, касающихся организационных и технических изменений. Начать следует с аудита текущих бизнес-процессов, чтобы определить, какие именно системы и программное обеспечение нуждаются в обновлении.
Анализ и обновление IT-систем
Важно провести детальный анализ существующих ERP, CRM и EDI-систем. На этом этапе необходимо:
- Определить, какие программные решения поддерживают старые форматы документов.
- Проверить, какие версии программного обеспечения могут быть обновлены до новых XSD-схем, и какие потребуют полной замены.
Учитывая скорость изменений, необходимо заранее составить график обновления систем, чтобы минимизировать риски. Например, многие компании могут столкнуться с необходимостью перейти на более современные версии программного обеспечения, что в свою очередь потребует дополнительных финансовых затрат и времени.
Взаимодействие с операторами ЭДО
После обновления IT-систем важно проверить совместимость с операторами ЭДО. Компании должны установить контакт с выбранными операторами, такими как Docrobot, и удостовериться, что все изменения в системе будут согласованы. Необходимо также проанализировать возможности операторов в плане тестирования нового формата документов перед введением в эксплуатацию.
Программа тестирования обмена новыми документами с контрагентами должна быть запланирована заранее, чтобы в реальных условиях можно было устранить возможные проблемы.
Обучение сотрудников
Обучение сотрудников, особенно в отделах продаж и логистики, становится критически важным элементом подготовки к изменениям. С введением новых форматов, сотрудники должны быть готовы к:
- Пониманию новых правил оформления документов.
- Работа с новыми системами и программами.
- Устранению возможных недоразумений, связанных с переходом на новый документооборот.
Организация тренировочных сессий и семинаров поможет обеспечить успешный переход и позволит работникам быстро адаптироваться к изменениям.
Риски и меры по их снижению
С переходом на новый формат УПД связан ряд рисков, которые могут негативно повлиять на бизнес-процессы. К ним относятся технические сбои, недостаточная подготовка сотрудников и потенциальные ошибки в документообороте.
Управление рисками
Для снижения этих рисков рекомендуется:
- Составить детализированный план действий, включающий все этапы перехода.
- Назначить ответственных за каждую задачу и четко определить их обязанности.
- Регулярно проводить мониторинг и оценку выполнения плана, чтобы своевременно выявлять и корректировать возникающие проблемы.
В результате такой проактивный подход позволит минимизировать последствия ошибок и обеспечит бесперебойное функционирование бизнеса в переходный период.
Тестирование и пилотные проекты
Запуск пилотного проекта может служить хорошим тестом для новых систем. Реализация такого проекта позволит проверить все аспекты работы в реальных условиях, что в свою очередь даст возможность сделать выводы и корректировки до массового перехода на новый формат.
Тестирование поможет выявить слабые места в документах и определить возможные узкие места в процессе, что обеспечит лучшую подготовленность к изменениям.
Перспективы цифровизации бизнеса
Переход на универсальный передаточный документ 5.03 не только улучшает документооборот, но и создает новые возможности для бизнеса. В условиях активной цифровизации компаний, правильная адаптация к нововведениям позволяет значительно увеличить скорость работы и качество обслуживания клиентов.
Устойчивое развитие и адаптация к изменениям
Организации, которые своевременно подготовятся к изменениям и будут активно внедрять новые технологии, смогут не только минимизировать риски, но и выстроить устойчивую систему документооборота. Это обеспечит их конкурентоспособность на рынке, улучшит репутацию и ускорит процесс интеграции с новыми клиентами и партнерами.
Ожидается, что такие изменения станут залогом для полного перехода на цифровые технологии, что не только упрощает внутренние процессы, но и формирует новые стандарты обслуживания в бизнесе. Важно помнить, что адаптация к изменениям – это не только необходимость, но и возможность для роста и инноваций.
Читайте нас в других источниках:
Telegram
Канал основателя
Сервис по созданию программы лояльности